Digitalisierung im Möbelhandel: Wo anfangen, wenn alles analog ist?

Der Wille ist da – aber der Einstieg fehlt. Viele Möbel- und Küchenhäuser wissen, dass sie ihre Prozesse digitalisieren müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch der Alltag sieht oft noch anders aus: Notizen auf Papier, Angebote per Word-Dokument, Planungsänderungen per Zuruf und Kundendaten verteilt auf Excel-Listen.

Die zentrale Frage: Wo anfangen, wenn alles noch analog läuft? Die Antwort: Schrittweise, strukturiert und mit einem klaren Fokus auf die größten Hebel.

1. Zuerst analysieren, nicht sofort digitalisieren

Digitalisierung ist kein Selbstzweck.

Das sollte man ganz klar wissen. Bevor neue Tools eingeführt werden, sollte das Unternehmen verstehen, welche Abläufe heute Zeit kosten, fehleranfällig sind oder Verkaufschancen kosten.

Fragen für den Einstieg:

• Wo gehen Informationen verloren?
  
  
• Welche Prozesse sind heute doppelt oder manuell?
  
  
• Wo entstehen Wartezeiten – für Kunden oder intern?
  
  
• Welche Aufgaben machen den Mitarbeitenden das Leben schwer?
  
  

Oft reichen Gespräche mit dem Verkaufsteam oder Planern, um klare Schwachstellen zu identifizieren.

2. Die Kernprozesse definieren

Nicht alles muss sofort digital werden. 

Entscheidend ist, die zentralen Abläufe zu strukturieren, z. B.:

• Lead-Erfassung und Kontaktaufnahme
  
  
• Beratungs- und Angebotsprozess
  
  
• Planung und Abstimmung
  
  
• Auftragsabwicklung, Lieferung, Montage
  
  

Diese Kernprozesse lassen sich schrittweise digital abbilden – idealerweise in einem durchgängigen System.

3. Mit einem System starten – nicht mit zehn Tools

Viele scheitern an der Tool-Vielfalt: CRM hier, Angebotssoftware dort, separate Planung, separate Kommunikation. Das erzeugt neue Brüche statt Lösungen.

Die Empfehlung: Mit einer zentralen Lösung starten, die Prozesse vereint und dabei möglichst wenig Schulungsaufwand erzeugt.

Beispiel: Ein CRM-System von Planelio integriert Lead-Erfassung, Beratung, Angebotsworkflow, Kundenkommunikation (inkl. WhatsApp), Auftragsstatus und Nachverfolgung – speziell zugeschnitten auf Möbel- und Küchenhäuser und Ihre Bedürfnisse.

4. Die Mitarbeitenden mitnehmen

Ein häufiger Grund, warum Digitalisierung stockt: Das Team wird überfordert oder nicht einbezogen. 

Die Lösung:

Schrittweise Einführung mit klarem Nutzen für den Alltag – z. B. weniger Zettelwirtschaft, bessere Nachverfolgung, strukturierte Kundendaten.

Wichtig: Prozesse nicht nur technisch abbilden, sondern so gestalten, dass sie im Alltag funktionieren.

5. Schnell sichtbare Erfolge schaffen

Der Schlüssel zur Akzeptanz ist, dass die Vorteile schnell erlebbar sind.
Beispielsweise:

• Keine vergessenen Leads mehr
  
  
• Einheitliche Angebotsstruktur
  
  
• Klarere Rollenverteilung im Verkaufsteam
  
  
• Schnellere Reaktion auf Kundenanfragen
  
  

Je einfacher und spürbarer der Nutzen, desto besser gelingt der Umstieg.

Fazit: Digitalisierung beginnt nicht mit Technik – sondern mit Klarheit

Für viele Möbelhäuser ist der erste Schritt nicht ein Tool, sondern ein Perspektivwechsel: Weg von Einzelaktionen, hin zu einem durchdachten, digital gestützten Verkaufsprozess. Wer heute strukturiert beginnt, profitiert morgen von mehr Effizienz, besserer Kommunikation – und zufriedeneren Kundinnen und Kunden.

Planelio unterstützt Möbel- und Küchenhäuser dabei, genau diesen Einstieg zu schaffen – praxisnah, modular und speziell für die Branche entwickelt.

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